(致2022屆畢業(yè)生:關(guān)于檔案,你想了解的都在這)
親愛的石大畢業(yè)生們:
時光荏苒,光陰似箭!轉(zhuǎn)眼間,你們即將離開學(xué)習(xí)生活多年的石河子大學(xué)校園,開始新的人生階段。幾年來,你們見證了石大的發(fā)展,檔案館見證了你們求學(xué)過程中的成長經(jīng)歷。這份成長經(jīng)歷將作為原始文件材料——檔案,關(guān)系到你們畢業(yè)后的就業(yè)、職務(wù)晉升、職稱評定、轉(zhuǎn)正定級、戶口遷移、出國留學(xué)、社保、退休……因此我館結(jié)合歷年畢業(yè)生檔案辦理經(jīng)驗,為你提供些許建議,請用心關(guān)注!
一、什么是學(xué)生檔案?
學(xué)生檔案是指學(xué)校在對學(xué)生培養(yǎng)過程中形成的記錄和反映學(xué)生個人簡歷、政治面貌,學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想表現(xiàn)以及家庭狀況、獎懲等。以學(xué)生為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。
二、什么是畢業(yè)生檔案?
學(xué)生檔案在學(xué)生畢業(yè)時稱為畢業(yè)生檔案。學(xué)生畢業(yè)后,學(xué)生檔案成為人事檔案的重要組成部分。在就業(yè)后的工作中,人事檔案將會不斷補充進諸如記載就業(yè)后的個人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治品質(zhì),思想認識、專業(yè)素養(yǎng),工作實績以及家庭社會關(guān)系等情況的材料。畢業(yè)生檔案是人事檔案的重要組成部分,在招聘錄用、政審考察,公證信息、職稱評定等人事管理中起著憑證、依據(jù)和參考的作用。
三、畢業(yè)生檔案有什么重要作用?
畢業(yè)生檔案是人事檔案的重要組成部分。人事檔案與本人一生息息相關(guān):企事業(yè)單位招聘員工,國家公務(wù)員的選拔、錄用等都要審查檔案,并以其記載的相關(guān)信息作為甄選人才的重要證據(jù)。因此,人事檔案是保障個人權(quán)益的重要依據(jù)。此外,無論是工作調(diào)動、考研,還是職稱評審、考資格證,工齡認定、社保辦理,住房補貼發(fā)放、入黨、辦理退休等。都要用到人事檔案,人事檔案也是維護個人權(quán)益的重要憑證。
四、畢業(yè)生檔案一般包括哪些材料?
高中階段
高中畢業(yè)生登記表
中學(xué)學(xué)籍表、體檢表
政審表、入團入黨材料
獎懲材料、高考志愿表等
大學(xué)階段
錄取通知書、體檢表
學(xué)生登記表、成績表
畢業(yè)生登記表、報到證
黨團材料、獎勵和處分材料等
畢業(yè)研究生檔案
(除了上述兩階段材料外還包括:)
錄取通知書、錄取登記表
黨團材料、畢業(yè)生登記表
學(xué)位申請書
學(xué)位評定委員會決議
成績單、報到證、學(xué)籍卡
五、畢業(yè)生應(yīng)如何對待自己的檔案?
目前,畢業(yè)生中存在對檔案不了解、不關(guān)心的現(xiàn)象。有的學(xué)生畢業(yè)多年,檔案還遺留在學(xué)校,或?qū)n案放在家里,甚至不知將檔案丟在了何處。畢業(yè)生正確處理自己檔案的方式主要有五種:
就業(yè)單位有
人事檔案保管權(quán)限的
檔案可由學(xué)校統(tǒng)一寄到就業(yè)單位。
就業(yè)單位沒有
人事檔案保管權(quán)限的
檔案可以轉(zhuǎn)到單位附近的(非生源地)人才服務(wù)中心或生源地人才服務(wù)中心,也可以轉(zhuǎn)到戶籍所在地縣以上政府人事部門所屬人力資源公共服務(wù)機構(gòu)保管,學(xué)校根據(jù)畢業(yè)生填報地址統(tǒng)一寄送。
考取本校研究生的畢業(yè)生
確定自己被錄取后,告知所就讀學(xué)院負責(zé)畢業(yè)生檔案管理的老師,提醒老師將你的檔案歸入“考取本校研究生”類別并做好登記。
考取外校研究生的畢業(yè)生
確定自己被錄取后,將錄取學(xué)校的調(diào)檔函及時交給學(xué)院負責(zé)畢業(yè)生檔案管理的老師,提醒老師將你的檔案歸入“提前寄出”類別并做好登記。
暫未就業(yè)的畢業(yè)生
填報就業(yè)系統(tǒng)前提前確定生源地縣以上政府人事部門所屬人才服務(wù)機構(gòu),明確郵寄的具體地址及電話,在最后填報檔案郵寄地址時填寫準(zhǔn)確。檔案托管生源所在地保管,有利于工齡的計算和職稱的評定。凡暫緩就業(yè)需要委托學(xué)校保管檔案的畢業(yè)生,須咨詢學(xué)院填寫留檔申請,學(xué)校原則上只保管2年。所有畢業(yè)生就業(yè)或今后變換單位時要留心個人檔案去向,做到“檔隨人走”。
六、哪些機構(gòu)具有人事檔案保管權(quán)?
機關(guān)企事業(yè)單位、國營企業(yè)一般都有自己的人事檔案管理部門。按國家政策規(guī)定:
1.組織、人事部門所屬的各級人才交流中心(人力資源公共服務(wù)機構(gòu))才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案;
2.各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案,一般由委托的各級人才交流機構(gòu)托管;
3.畢業(yè)生也可以以個人名義委托人才交流機構(gòu)托管人事關(guān)系;
4.各級人才交流機構(gòu),如省、市、各區(qū)人才交流機構(gòu)等,它們的區(qū)別只是所屬部門的不同,其他無任何區(qū)別。
七、哪些畢業(yè)生檔案適合到人才交流機構(gòu)托管?
1.不想回生源地而想將戶口落在其他地區(qū)的畢業(yè)生;
2.準(zhǔn)備考研的畢業(yè)生;
3.還無法確定能否在現(xiàn)單位長期干下去的畢業(yè)生。
八、畢業(yè)生檔案托管在人才交流機構(gòu)后享受哪些服務(wù)?(各省份略有不同)
1.接收、保管、轉(zhuǎn)遞人事檔案,接轉(zhuǎn)人事關(guān)系;
2.按有關(guān)政策規(guī)定連續(xù)計算工齡;
3.為見習(xí)期滿的統(tǒng)招大中專畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級;
4.出具因公或因私出國(出境)政審;
5.按黨章的有關(guān)規(guī)定結(jié)轉(zhuǎn)管理黨組織關(guān)系;
6.辦理流動人員身份認定;
7.按有關(guān)規(guī)定查閱人事檔案;
8.以檔案為依據(jù)出具相關(guān)人事證明;
9.辦理社會人才集體戶口;
10.評定專業(yè)技術(shù)職稱。
九、畢業(yè)生檔案投遞方式
畢業(yè)生人事檔案對畢業(yè)生而言非常重要,因此郵寄方式有嚴(yán)格要求。
石河子大學(xué)主要通過:
中國郵政EMS、采用專用袋進行郵寄。
不允許:
通過郵局以普通、掛號郵寄等方式轉(zhuǎn)遞,個人自帶和請人代領(lǐng)。
十、畢業(yè)生檔案投遞地址信息填報方式
1.所有畢業(yè)生檔案郵寄地址由學(xué)院統(tǒng)一組織核實填寫并簽字確認,沒有確認地址的,系統(tǒng)默認檔案發(fā)回生源地,填寫時可以參考新疆公共就業(yè)服務(wù)網(wǎng)自動生成的檔案郵寄信息;但由于當(dāng)前各省市區(qū)就業(yè)管理文件不斷調(diào)整變化,請以當(dāng)?shù)刈钚碌奈募鬄闇?zhǔn)。
2.具體內(nèi)容原則上以檔案接收單位的要求為準(zhǔn)。
3.畢業(yè)生請?zhí)崆芭c用人單位或生源地人才服務(wù)中心溝通,檔案郵寄地址必須同時滿足三個要素:
一是詳細地址:×省×市×區(qū)(縣)×街道×號(這是具體地址);
二是接收單位名稱:×人事處/×人力資源部或×市(縣)人才服務(wù)中心/人力資源和社會保障局(這是單位名稱,不是具體地址);
三是檔案接收人姓名和單位聯(lián)系電話。畢業(yè)生應(yīng)認真核對、規(guī)范填寫檔案郵寄地址。
十一、畢業(yè)生檔案投遞去向查詢
為了便于畢業(yè)生及時了解檔案投遞情況,檔案館檔案預(yù)約查詢系統(tǒng),將于檔案投遞十天后,提供網(wǎng)上自助查詢服務(wù)。
網(wǎng)頁:
登錄石河子大學(xué)檔案館主頁(右下角“檔案預(yù)約查詢系統(tǒng)”中的“畢業(yè)生檔案去向查詢”。
“石河子大學(xué)”——“校園服務(wù)”——“檔案查詢”——“畢業(yè)生檔案去向查詢”。
如果檔案投遞時間超過一年期限,石河子市郵局將不再受理查詢。
十二、何時可以查我的檔案去向?是否越及時追蹤越好?
學(xué)校于放假前完成檔案的投遞工作,郵局會分批將各學(xué)院畢業(yè)生檔案寄出,寄出后大約需要2周時間才能到達收檔單位,請及時與收檔單位核實檔案接收情況。但因各地人力資源與社會保障局、人才服務(wù)中心在畢業(yè)季會收到大量學(xué)生檔案,至少需要3個月時間才能全部整理完畢,在此期間,如暫時無法查詢檔案接收情況,或答復(fù)檔案還未收到,請耐心等待檔案整理完成后再次查詢。越及時追蹤檔案去向越好。
十三、我可以自帶檔案到單位或人才服務(wù)中心嗎?我可以把檔案從人才服務(wù)中心或單位提取出來拿在自己手上嗎?
不可以。根據(jù)國家檔案管理規(guī)定,學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分,嚴(yán)禁個人自帶檔案。檔案之間的轉(zhuǎn)遞只能是單位對單位的調(diào)轉(zhuǎn),畢業(yè)后您的個人檔案將由各學(xué)院統(tǒng)一辦理郵寄。
青春不散場,檔案伴你行。在新的人生夢想即將起航之際,檔案館全體人員祝2022屆畢業(yè)生一帆風(fēng)順、前程似錦!
石河子大學(xué)檔案館
2022年5月24日
石河子大學(xué)
編輯:朱彤彤張玉榮
校對:崔子揚
編審:趙捷劉芊宿閃閃
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